Пайдалы кеңестер

Электрондық поштадағы бизнес-хат алмасу

Pin
Send
Share
Send
Send


Жақын адамыңыз алысқа кететінін бір сәтке елестетіп көріңіз, сіз оны жақын арада көресіз. Бірақ адамзаттың қазіргі дамуы қарым-қатынас пен байланыста болудың көптеген жолдарын ұсынады. Телефоннан басқа хаттар да бар. Кәдімгі пошта және электронды. Қайсысы жақсырақ?

Егер сізде және сіздің ықтимал адресатыңызда Интернет болмаса, онда мәселе өздігінен жоғалады. Бірақ егер мұндай мүмкіндік болса? Әрине, электронды пошта әлдеқайда ыңғайлы және жылдам, бірақ сіздің қолыңызда қымбат адамыңыз жазған беттерді ұстау жағымды.

Хаттардың «электрондылығы» бұл сөзсіз байланыстың жаңа деңгейі. Бірақ жылдамдықтан кейін пошта хаттарының кейбір артықшылықтары жоғалады. Электрондық пошта қызметтерінің 90% -ы маған қағаз, түсті және қолжазбаны таңдауда өз пікірімді білдіруге мүмкіндік бермейді. Бірнеше ғана, жақында ғана қолданушыға «қағаздың» үлкен таңдауын ұсынды - фон, әріптер мен шрифттердің түсі. Сонда да…

Жеке өзім хатты әдеттегі пошта жәшігіне алғаныма қуаныштымын, қолымда кәдімгі конверт ұстағаным өте жақсы. Тіпті кейде оны жіберуге уақыт кеткені жағымды. Өйткені, жылдамдық әрдайым жақсы бола бермейді.

Электрондық пошталарда бірдеңе жоғалады ... хаттарды жазу өнері жоғалады ... Қол автоматты түрде қосылады ... даралыққа орын аз ... жан үшін аз орын бар.

Жоқ, әрине, жан бар, бірақ пернетақта мен қолжазбадағы кейіпкерлердің жиынтығы - бұл екі түрлі нәрсе. Олардың энергиясы да әртүрлі. Қолжазбамен кәсіби психологтар адамның жазу кезіндегі көңіл-күйін ғана емес, ішкі проблемаларын да анықтай алады. адамның психологиялық бейнесін жасай алады.

Бұрын бүтін болған жазу этикеті. Адресаттың мәртебесі мен лауазымына, хаттың себептеріне және адамдар арасындағы жеке қарым-қатынастарға байланысты. Қате таңдалған мекен-жай немесе тіпті қағаз адресаттың хат авторына деген қарым-қатынасын бұзуы мүмкін және ол «білімсіз» деген қорытындыға келуі мүмкін. Сіз мұндай тонкостиктердің электронды поштада жоғалатынын және жалпы жазу мәдениетін мойындауыңыз керек. Сіз ата-аналар мен әжелеріміздің хаттарын қалай жазғанын және қазір қалай жасалатынын салыстыра аласыз. Эпистолярлық жанрдың заманауи үлгілерін Александр Пушкин заманымен салыстыру мүмкін емес дегенді айтпағанда.

Қазір жасалатын максимум - іскери хаттардағы іскерлік этикет ережелерін зерттеу. Содан кейін - бұл қазір минималды. Бизнес серіктестер арасындағы электронды хат алмасу кезінде үлкен еркіндіктер мен жеңілдіктерге жол беріледі. Пошта хаттары курьерлік келісім-шарттардың түпнұсқаларын жеткізумен шектеледі.

Өкінішке орай, процесті тездетуді қалайтын адамдар өздерін және адресаттаманы тек жеке жазбаша хат арқылы қол жеткізуге болатын жағымды ұсақ-түйектерден айырады. Жылдамдық үшін жарыс тоқтап, терең дем алуға мүмкіндік бермейді. Бұл әлемде өмір сүретін біздің ата-бабаларымыз Жер планетасының қазіргі заманғы тұрғындарынан әлдеқайда аз, бізден гөрі бос уақыттары көп болды. Мұның бәрі таңқаларлық. Айналада жүргендей жүгіру.

Бұрын балалар бауырлас республикалардың балаларының барлық сыныптарына хат жазғаны есіңізде ме? Содан кейін олар көптеген жылдар бойы хат жазып, байланыста болды. Бірақ іс жүзінде оларды не байланыстырды? Жай әріптер. Олар бір-біріне қонаққа келді, содан кейін олар отбасылардың досы болды. Ал енді сіз басқа елден келген хатшының пошта жәшігіңізге салған хатына жауап бересіз бе? Сірә, сіз бұл ақымақтық немесе әзіл деп ойлайсыз. Жалпы, сізге жауап беру екіталай. Өкінішті.

Бір-біріңе хат жаз! Өзге елде тұруға кеткен балалық шақтың досы туралы ойлаңыз! Ең алдымен өзіңізге уақыт бөліңіз!

Электрондық поштаны жазу кезінде барлық өрістер толтырылуы керек

Электрондық пошта арқылы іс қағаздарын жүргізу ережелері хат жіберушіні электронды поштамен, хат алушының және жіберушінің мекен-жайы, аты сияқты барлық жолдарды толтыруды міндеттейді. Жіберілген хаттың мазмұнын қысқаша сипаттайтын тақырыпты сипаттаңыз. Көбінесе, жіберілген хаттың тағдыры мен онда көрсетілген мәселенің жылдамдығы дұрыс сипатталған тақырыпқа байланысты. Іскери электрондық пошта сәлемдесуден басталуы керек - бұл хат алушыға деген құрметті тікелей білдіру, хат-хабарларда өте маңызды. Сәлемдесуден кейін «хаттың денесі» деп аталатын мәтін сақталуы керек, соңында қол қойылады, мысалы, «Құрметпен, Брисов Петр Иванович».

Іс қағаздарындағы сәлемдесу

Осы кезде сіздің назарыңызды одан әрі аударған жөн, өйткені құрметтеу іскери қарым-қатынастың кез-келген саласында өте маңызды. Жақсы құттықтау сөзі - «Қайырлы күн» немесе «Сәлем». Электрондық пошта арқылы іс қағаздарын жүргізу жіберушіге «Қайырлы кеш» немесе «қайырлы таң» тіркестерін қолдануды шектейді, өйткені алушы хатты алғаннан кешірек оқи алады. Сәлемдесуде бейресми қарым-қатынаста қолданылатын сөз тіркестерін қолдану да дұрыс емес.

Құттықтау сөзінен немесе сөз тіркесінен кейін алушыға аты-жөні бойынша хабарласу керек, ал егер жіберушіге белгі белгісіз болса, осы сәтті өткізіп жіберуге болады. Құттықтау сөзінен кейін сіз хаттың мақсатын айтуға кірісе аласыз.

Электрондық пошта арқылы іскери корреспонденциядағы файлдар

Егер хаттың негізгі мақсаты тек жазбаша баяндау және мәселенің мән-жайы туралы мәлімдеме беру ғана емес, сонымен қатар файлды жіберу болса, онда бірінші кезекте жіберілген нысанды тіркеген дұрыс. Көбінесе хат жіберушілер жібермейтіндіктен, хаттың мәтінінде мәселенің мәнін ашып, қажетті тіркемені ұмытып кетеді. Мұндай абайсыздық іскерлік хат жіберушінің іскерлік беделіне теріс әсер етуі мүмкін.

Электрондық пошта мекен-жайы анық және қысқа болуы керек

Электрондық пошта арқылы іс қағаздарын жүргізу ережелері жіберушіге танылатын электрондық аттың болуын міндеттейді, онда жіберушінің аты туралы шынайы ақпарат болуы керек. Ресми хаттар мен үндеулер электрондық поштаның мекен-жайы бойынша, мысалы, limon_petya электрондық поштасының мекен-жайы бойынша ресми емес өрнектер мен сөздер көрсетілген кезде өте қарапайым және ақымақ болып көрінеді. Бұл ересек адамға өте қатты көрінеді. Іскери хат алмасу үшін жеке электрондық поштаны жасап, электронды пошта арқылы іскери хат алмасу этикетін сақтау жақсы.

Бұрын алынған хаттарға жауап беру үшін жылдам жауап беру (жауап беру) функциясын қолдану

Жауап беру немесе жауап беру функциясы (қысқартылған түрде, ол Re :) сияқты болады, пайдаланушыға жіберушіден бұрын жіберілген хабарламаларға тез жауап беруге көмектеседі. Бұл функция сонымен қатар берілген тақырып бойынша сұхбаттасушымен алдыңғы хат-хабарларды оқи алатын әмбебап қабілетке ие. Электрондық пошта арқылы іскери хат алмасу ережелері, егер хат алмасу барысында талқылаудың мәні өзгертілсе, жіберушіге іскери хат тақырыбын қайта атауды міндеттейді.

Іскери хат жібермес бұрын, емле қателері мен тыныс белгілерін тексеріп шығу керек.

Электрондық пошта ақпарат алмасуды жеңілдетеді, бірақ іскери хат алмасу кезінде орыс тілінің ережелерін ескермеңіз, өйткені ұқыпсыз қате жіберушінің беделіне әсер етуі мүмкін. Хат жібермес бұрын, мәтінді бірнеше рет қарап, кеңседе және тыныс белгілерінде қателіктер бар-жоғын мұқият тексеру керек. Көптеген электрондық пошта клиенттерінде емлені тексеру функциясы бар, сондықтан сіз қызыл сызықпен белгіленген сөздерге назар аударуыңыз керек. Егер сіз емле туралы күмәндансаңыз, Интернеттен көмек сұрауыңыз керек немесе емле сөздігін пайдаланып емлені тексеруіңіз керек.

Алушының өрісі ақырында толтырылуы керек

Аяқталмаған немесе жөнделмеген хаттарды жібермеу үшін іскери хатты алушының мекен-жайы жіберілмес бұрын ең соңғы сәтте енгізілуі керек. Бұл ереже сонымен қатар іскери электрондық пошта байланысының негіздеріне енгізілген. Адрес алушының жолын толтырған кезде электронды пошта бұрын пайдаланылғандардың тізімін ұсына алады, мұнда сіз үшінші тарап адресатына іскери хат жібергенде қателеспеу үшін назар аударуыңыз керек.

Іс қағаздарын құрылымдау

Мәтінді құрылымдау ережелері қағазды тасымалдаушыларға ғана емес, сонымен бірге электрондық пошта арқылы іс қағаздарын жүргізу ережелеріне де қолданылады. Монитор экранында алушыға үлкен көлемде әріптердің мәтінін оқу әрдайым ыңғайлы емес. Бұл ойды жеңілдету үшін сіз мәтінді логикалық түрде құрылған кіші абзацтарға бөліп, іскери хаттар мәтінін жазуда күрделі сөйлемдерден аулақ болуыңыз керек. Іскери хаттағы бір сөйлемнің оңтайлы ұзындығы он бес сөзден аспауы керек.

Іскерлік хаттың мәні елеулі түрде көрсетілуі керек

Іскери хаттың көрсетілген тақырыбына қосымша, алушы негізгі мәтіннің нақты тұжырымдалған бірінші және екінші сөйлемдеріне қызығушылық танытуы керек. Жіберушінің міндеті - хаттың басында алушыға жүгінетін мәселенің немесе сұрақтың мәнін көрсету. Бірінші сөйлемде іскери хаттың қандай мақсатта жіберілгені көрсетілуі керек. Үлгі: «Сізге« Сусымалы материалдарды жеткізу туралы »2017 жылғы 2 қаңтардағы № 45 келісімшарт бойынша міндеттемелердің мерзімі аяқталатындығы туралы хабарлаймыз. Келісімшартты қайта ресімдеу үшін сіз бірнеше құжаттар пакетін ұсынуыңыз керек. » Белгіленген мақсаттың арқасында алушы іскери хаттың негізгі идеясын білуге ​​мүмкіндік алады. Егер хаттың мәтіні тым үлкен болса, нысанды бекіту функциясын мәтіндік құжат түрінде тіркеме ретінде қолданған дұрыс, бірақ сонымен бірге іскери хат мәтіндік өрісі бар қосымша эссе қалдырыңыз. Үлгі: «Біз сізді« Мак-Строй »компаниясының хатын электронды көшірмесін қарауға жібереміз. Сізден «Сыйымды материалдарды жеткізу туралы» 2017 жылғы 2 қаңтардағы № 45 келісімшартты хатта көрсетілген мерзімге ұзарту туралы шешіміңізді хабарлауыңызды сұраймыз. »

Әр іскери электрондық поштаға жауап беру керек.

Іскери хат алмасудың теріс мысалдары бар, алушы кез-келген себеппен іскери хатты елемейді. Кейде нақты жағдайларға байланысты жауап берілмейтін жағдайлар болуы мүмкін, мысалы, мәселені шешу мерзімі бірнеше күнге созылуы мүмкін немесе алушы ойланып, сұраққа бірден жауап бере алмайды. Бұл жағдайда осы тақырыпқа қысқаша түсініктеме беру керек, мысалы, «Сәлем, Петр Иванович. Мен сіздің хатыңызды алдым, бірақ бүгін маған жауап беру қиын, өйткені мен жоғары басшылықпен кеңесуім керек. Мен сіздің проблемаңызды біздің компанияның бас директорына хабарлаймын және аптаның соңында ресми жауап беремін. Құрметпен, сату менеджері Белов Иван Иванович ».

Егер жауап үш жұмыс күні ішінде берілмесе, іскери хатты алушының үнсіздігі фактісін жіберушімен байланыс жасаудан бас тарту және оны қабылдаудан бас тарту деп бағалауға болатындығын есте ұстаған жөн.

Жауап хаттарын дайындауда қойылған барлық сұрақтарға жауап беру керек

Егер алушыға жіберілген хат жауап алушы болса, онда хатты құрастырған кезде, сіз іскери хаттың алынған мәтінінде көрсетілген тәртіппен сұрақтарға жауап беруіңіз керек. Егер сұрақтар қойылса, жіберуші нақты жауаптар алады деп үміттенеді. Хат жазу кезінде жауаптар нөмірленбеуі керек, сіз жай ғана өз ойыңызды айтуыңыз керек. Барлық қойылған сұрақтарға жауап беру үшін алдымен алған бизнес-хатын бірнеше рет қайта оқып шығу керек, егер сұрақтар көп болса, жіберіп алмау үшін оларды бөлек жазған дұрыс. Егер қойылған кейбір сұрақтарға жауап беру мүмкін болмаса, дәл қазір қандай-да бір себептермен жауап беруге болмайтынын атап өткен жөн.

Қысқартулар, эмоционалды дизайн және бас әріптерді теріс пайдаланбаңыз

Жіберушілер оны күлімсіреу түрінде бейресми белгілерді қолдана отырып таратқан кезде іскери хат алмасудың теріс мысалдары бар. Оларды пайдалану әлеуметтік желілерде сөйлесу кезінде танымал, бірақ іскери хат алмасу ережелері эмоциялардың мұндай көріністерін құптамайды, өйткені алушы олардың шын мәнін білмеуі мүмкін және оларды тыныс белгілерінің түсініксіз жиынтығы үшін қабылдауы мүмкін.

Сонымен қатар, мәтінді бас әріптермен жазудан бас тарту керек. Интернетте бас әріптермен жазылған сөздер жиынтығы «жарқын фразалар» деп аталады және көбінесе мұндай фразалар жағымсыз түске ие болады. Электрондық іскери хатты оқыған кезде алушы мұндай қаріпті теріс қарауы мүмкін, бұл мағынаны қабылдауға теріс әсер етеді. Егер сіз іскерлік хаттағы сәттің маңыздылығын атап өтуіңіз керек болса, кіріспелі сөз тіркестерін қолданғаныңыз жөн, мысалы: «Келісімді 02/10/2017 кешіктірмей ұзарту үшін құжаттар пакетін ұсынуыңызды өтінемін» немесе «Құжаттарға назар аударыңыз. Келісімшартты ұзарту үшін 2014 ж. 10 қыркүйекке дейін тапсыру керек. »

Құпия ақпаратты электрондық пошта арқылы жібермеңіз

Жеке немесе құпия ақпаратты беру үшін электронды пошта жәшіктерінен бас тартқан дұрыс, өйткені киберқылмыскерлер өздерінің жеке пайдасы үшін пайдалану үшін ақпаратты тартып алу қаупі бар. Мұндай ақпаратқа мыналар кіруі мүмкін: телефон нөмірлері, банктік карталардағы парольдер, жеке банктік шоттар және басқалар. Бұл ақпарат пошта агентінің серверінде сақталатындығын және бұзылған жағдайда ұрлануы мүмкін екенін есте ұстаған жөн.

Жіберушінің қолы хат соңында болуы керек.

Жоғарыда айтылғандай, жіберілген әрбір хатта белгілі бір қол болуы керек. Көбінесе пошта жәшігін жасаушылар қолтаңба блогының функциясын ұсынады, оның көмегімен сіз өз деректеріңізді позицияға, аты мен байланыс телефонына енгізе аласыз. Кейін бұл блок әр әріп соңында автоматты түрде пайда болады, бұл теруді жеңілдетеді. Хатқа жауап берген кезде алушы жіберушіге дұрыс хабарласуы үшін хабарламаға дұрыс қол қою өте маңызды. Қолтаңба мысалы келесідей көрінуі мүмкін: «Құрметпен, сату бөлімінің бастығы Петров Николай Александрович, +79810000000».

Қорытынды жасай отырып, электронды пошта арқылы іс қағаздарын жүргізуді түсіну үшін қосымша және күрделі негіздерді үйренудің қажеті жоқ екенін атап өтуге болады. Этикеттің қарапайым ережелерін ұстану және орыс тілінің нормаларын сақтау қажет.

Pin
Send
Share
Send
Send